博亚app最新官方入口app手机版:周会1小时,一年多花12万元!开会的成本,你精算过了吗?

阅读量: 发布时间:2022-10-04 17:40 博亚app最新官方入口 > 博亚app最新官方入口
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你知道开会的人事费用多高吗?从成本计算改善会议品质与生产力——明确每次的会议目标,并评估成本效益。(本文摘自《什么都不教的主管才厉害》一书,以下为摘文。)

在职场上,参与会议基本上是无可避免的例行事务,而就某些层面来看,会议就像一面镜子,真实反映了一家公司的行事作风、团队能力。若将会议概略粗分,大致有下列两种:掌握时间、快速决策的会议,以及缓慢冗长、毫无效率的会议。

不在第一时间决定要解决什么问题,就只是单纯的集中谈话

假使你是一名会议主持人,最重要的责任是让会议顺利进行,并得到圆满的结论。否则会议就只是集中谈话而已,因为大家并没有从一开始就决定这场会议要解决什么问题,意即这场会议的目的究竟是什么。

图/仅为情境配图。取自unsplash

在我担任人才育成顾问时,有时必须参与客户公司的内部会议。然而旁观者清,我一看就明白,与会人的参加动机不尽相同,甚至有些人根本没有出席的必要,只是被要求到场。这种就是缓慢冗长、毫无效率的会议。大家不是七嘴八舌、各说各话,就是陷入长时间的沉默,所有的人都拒绝发言,徒留主持人焦躁地拼命鼓噪。众人彼此没有共识,不知该如何结束,也不知重点为何,员工们只是坐等时间流逝,以被动的姿态等待会议结束。

我们不妨先回头想一想,举办会议的目的到底是什么?是希望员工集思广益,或是分享信息,甚至只是一场精神训话?不论你想达成的结果为何,第一要务就是先决定会议目的。如果全体成员未能方向一致,该场会议就不可能会有效率。

每周定期开会1小时,一年多花你12万人事成本

若进一步以数据分析,大家知道在公司每开一次会,要花费多少成本吗?

例如,每次集合10名月薪4万元的员工,每周进行一次1小时会议,光是一个月的人事费用就要1万元,以此为基数,一年增加的人事成本将高达12万元。(以每年工作245天,每天工作8小时计算)而这只是每周的例行会议,尚未计算那些额外召开的临时会议,以及因开会推迟工作进度所衍生的加班费用。

长期累积下来,对于一家中小企业来说,这样的成本支出是一笔相当可观的金额。领导者若能把这样庞大的数目放在心上,并与会议的结果相互链接,我想应该不难了解,冗长的无意义会议所产生的成本,对于一家公司的运作而言,是多么严重的伤害。

身为管理者,降低公司的无谓支出、回收合理的投资报酬,这是再自然不过的任务。为此,大家必须先确立开会是为了解决什么问题;为了达成此目的,成员必须讨论该做些什么事、该怎么做,这就是所谓的会议策略。

和其他的业务相比,开会其实是相当珍贵的工作项目,不仅可以让员工们聚在一起讨论彼此心情、共享团体目标,会议若是开得有效率,更是团队产生崭新价值与发展空间的大好契机。

会议是你布达工作要求、促进员工自动自发的利器

各位身为主管,请务必将会议目的铭记在心,并以提高效率为最高指导原则,将之视为管理利器。一次令人振奋的会议经验,可透过不断累积,增加成员主动积极的工作动力,并提高团队成员的产能与动能。比起逐一针对细节紧迫盯人,借由每次会议营造团队气氛,让部属明白你希望他们做到什么并自动自发,才称得上是管理者的最大成功。

什么都不教的主管才厉害

开会的成本极高,光是人事费用一年就将增加12万元。会议最重要的是决定解决什么问题,并让与会人员一同讨论可行做法,如此才会有效率。


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